黔轻职院〔2021〕31号《贵州轻工职业技术学院合同管理办法(修订)》

作者: 时间:2021-04-23 点击数:

贵州轻工职业技术学院合同管理办法修订

第一章总则

第一条为加强和规范学院合同管理工作,保证依法订立、履行、变更和解除合同,防范合同法律风险,维护学院合法权益,依据《中华人民共和国民法典》《贵州轻工职业技术学院采购管理办法(暂行)》及相关法律法规,结合我院实际,特制定本办法。

第二条本办法适用于学院各部门。学院各部门应依照本办法对合同订立、履行、变更和解除、合同编号和归档、合同签署和盖章、合同纠纷处理及其他与合同相关事项进行管理。

第三条本办法所指的合同是指以贵州轻工职业技术学院的名义,与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间订立、履行、变更、终止经济权利义务关系的合同、协议(书)或其他内容涉及各方当事人实质性经济业务权利义务关系的具有合同性质的文件。

学院与职工、外聘工作人员、大师合作等签订的聘用合同、劳务合同及合作协议等,不适用本办法。

第四条本办法适用于学院签定的下列各类经济合同:

(一)房地产权合同;

(二)建筑、修缮工程合同;

(三)供水、供电、供气、热力合同;

(四)购销合同;

(五)委托代理合同;

(六)租赁合同;

(七)技术(咨询、开发、转让、服务)合同;

(八)其他经济合同等。

第五条 学院合同按照重大程度、标的金额大小,分为普通合同和重大合同。

普通合同是指合作主体明确、合作期限在1年(含1年)以内且标的金额在10万元以下(不含10万)的经济合同。

重大合同是指具有下列情形之一的合同:

(一)合同金额在10万元(含10万元)以上的;

(二)涉外合同,即与国(境)外的自然人、法人或其他组织签订的合同;

(三)合作期限在1年(不含1年)以上的;

(四)法律关系复杂或对学院建设、改革发展有重大影响的

合同。

第六条 本办法所称的合同管理,是指学院根据国家法律法规和学院内部管理制订的合同管理办法,对合同起草、审查、订立、履行、变更、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第七条 学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则,严格维护学校的正当权益,任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。

学院项目建设部门负责人和项目负责人,应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规,在合同管理的各个环节,严格履行职责,维护学院权益。

第二章合同管理部门及其职责

第八条合同管理工作按“业务归口管理、建设部门实施,权责一致、按规办事”的原则实施。学院相关部门按其分工分别履行合同的管理及审核职责。

第九条 学院办公室作为学院合同档案的综合管理部门。具体负责执行以下职能:

(一)建立和完善合同管理相关规章制度;

(二)对合同进行统一编号管理;

(三)为合同项目建设部门提供法律咨询服务(含法务审核);

(四)对学院合同档案进行整理归档、年度汇总、分析及报告;

(五)其它与合同管理有关的事项。

第十条 合同归口管理部门按以下业务进行分类管理:

(一)总务处:后勤工作使用的专用设备;水电物资、车辆购置、车辆加油及车辆保险和维修、绿化、除校区基本建设项目以外的维修、装修装饰工程及其中需要配套采购的物资及相关物资;教学及生活用设施与设备;物业服务;安保服务;安保、消防设备;对外租赁承包等采购。

(二)实训中心:教学及实验实训相关的设备、耗材、软件等实训室建设项目等。

(三)教务处:教材征订、教辅资料等教学资源采购项目;教学资源库及相关平台建设项目;专业建设、课程建设及开发等服务类项目等。

(四)科研处:科研平台建设;科研设备采购项目等。

(五)基建办:基本建设工程的设计、勘察、施工、监理及相关服务项目等。

(六)宣传统战部:学院及各部门(系部)文化建设、氛围营造、意识形态、思想宣传工作项目、对外宣传印刷制品、影视作品等采购项目等。

(七)现代教育中心:学院及各部门(系部)的信息化建设规划和建设项目、多媒体教室及实训机房维护服务项目等。

第十一条合同项目建设部门履行以下职责:

(一)审查对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力,并提供相应证明材料;

(二)具体负责组织或实施合同项目的谈判、纠纷处理等;

(三)起草合同文本并报业务归口管理部门审核,保证合同的可行性、合法性和有效性;

(四)负责合同文本的审查会签流转,凭签字完成的《贵州轻工职业技术学院普通合同订立审批单》或《贵州轻工职业技术学院重大合同订立会签单》办理合同专用章使用手续;

(五)负责合同的执行、跟踪、催促交货及接受货物,在履行期间发生合同纠纷及时向有关部门和主管院领导报告,避免发生损失;

(六)负责本部门承办合同履行情况的跟踪分析和统计,管理本部门的合同档案并归档;

(七)其他与合同相关的职责。

第十二条 业务归口管理部门履行以下职责:

(一)负责归口业务合同的审核,组织项目建设部门、国有资产管理处、财务处、审计处等相关职能部门进行合同会审;

(二)监督归口业务合同的订立、履行、变更、解除等事宜;

(三)协助项目建设部门处理合同纠纷事宜;

(四)其他与合同相关的职责。

第十三条国有资产管理处履行以下职责:

(一)按照学院采购工作程序完成项目招标后及时提供项目招投标文件等采购资料;

(二)项目中标通知书发出后,通知项目建设部门与中标人按时签订合同;

(三)协助合同的审查、谈判等;

(四)负责对合同项目督办督查,并发出督办督查通知单;

(五)负责合同文本与招投标文件一致性、完整性的审查;

(六)其他与合同相关的职责。

第十四条 财务处履行以下职责:

(一)审查合同中的资金收、付结算方式是否符合国家财经法规和学院财务管理制度;

(二)负责合同款项的预算管理以及合同预算执行的管理;

(三)按照合同约定办理资金收、付业务的财务处理事宜;

(四)协助监督合同执行情况;

(五)其他与合同相关的职责。

第十五条 审计处履行以下职责:

(一)监督学院合同管理办法的执行情况;

(二)依照本办法规定参与合同文本的审核,并负责业务归口管理部门自身建设项目的合同审核与监督;

(三)负责合同专用章的管理与使用,对合同用印流程进行审核;

(四)对合同订立、履行、变更、解除等事项实施监督检查;

(五)对合同管理中出现的异常情况进行审查,出具审查意见;

(六)其他与合同相关的职责。

第十六条 监察室对合同履行及管理过程中相关部门履责情况进行监督、检查。

第三章合同的订立

第十七条签订合同必须遵守《中华人民共和国民法典》和国家的有关法律法规。合同应以书面形式订立,任何部门和个人不得以口头形式达成各类合同。

书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

第十八条订立合同应遵守平等互利、协商一致的原则,保证合同的主体、内容、程序合法。合同应具备下列主要条款:

(一)当事人的名称或姓名和住所;

(二)标的内容;

(三)数量、质量;

(四)价款、酬金及结算方式;

(五)履行的期限、地点、方式;

(六)根据法律和合同的性质以及当事人一方要求必须订立的条款;

(七)双方权利义务及违约责任;

(八)保修条款(含维修金额等);

(九)合同签订的时间、地点;

(十)解决争议的方法。

第十九条合同项目建设部门应根据合同项目指定项目负责人对合同订立、履行的程序和执行情况全过程负责,确保合同订立规范、完整、准确。

第二十条合同项目建设部门应争取合同的拟稿权。有合同示范文本(或标准格式合同)的,应使用示范文本或根据该文本拟订合同条款。

第二十一条合同项目建设部门在签订合同时,必须严格注意下列事项:

(一)对方当事人主体资格进行审查,包括:是否具有法人资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等,并收集、取得和保管相关证明文件,以防风险;

(二)合同应在中标(成交通)知书发出之日起三十日内,按照采购文件确定的事项签订;

(三)合同内容的审查包括:合法性、可行性、严密性、规范性。重大合同签订前学院办公室应根据实际情况请学院法律顾问对合同进行风险审查;

(四)采购(招标)项目预付款的支付原则上不得超过合同总价的30%,如超过此比例应按学院相关审批程序执行。工程项目到竣工结算审计前,土建、安装、水暖电工程款项的原则上应控制在合同造价的85%以内。

第二十二条合同项目建设部门应将拟定的合同文本初稿等有关资料送审。合同审核部门在收到合同初稿文本及相应采购(招标)、投标文件后,应及时以书面或电子文件形式出具审核修改意见。

送审合同为附属性合同的,应一并提交主合同。

第二十三条 合同经审核修改后按以下程序用印:普通合同须提请主管院领导审批,在《贵州轻工职业技术学院普通合同订立审批单》(详见本办法附件1)上签字同意后方可加盖合同专用章或学院公章;重大合同须经相关会审部门负责人、主管院领导、院长在《贵州轻工职业技术学院重大合同订立会签单》(详见本办法附件2)上签字后方可加盖合同专用章或学院公章。对于特殊情况不宜加盖学院合同专用章或必须加盖学院公章的合同,经院长批示后可加盖学院公章。

合同签字完成后,项目立项依据、合同文本底稿、履约保证金凭证(复印件)等资料作为合同订立和加盖合同专用章的依据,由学院办公室存底归档。《贵州轻工职业技术学院普通合同订立审批单》或《贵州轻工职业技术学院重大合同订立会签单》由学院审计处存底归档。

第二十四条合同由学院法定代表人或在其授权范围内的委托代理人签署。

合同金额在1万(含1万)以下的政府采购平台供货协议由项目建设部门负责人审批签署。

第二十五条学院各职能部门或内设机构不得以自身的名义及部门用章对外签订合同、变更合同和解除合同。

第二十六条对外签署合同须办理本办法中规定的合同审批程序后方可加盖学院合同专用章。

第二十七条法律法规规定或学院认为需要公证的合同,合同签订后合同项目建设部门应及时办理公证手续。

第二十八条合同的变更、解除,应按照学院相关程序办理。

第四章合同的履行

第二十九条合同生效后,合同项目建设部门应严格依照合同约定,全面履行合同,维护学院的合法权益和信誉,同时督促当事人按照约定全面、实际地履行合同,包括履行合同约定的通知义务,提示有关部门、当事人按照合同约定的日期、期限履行合同义务和主张合同权利。

第三十条合同项目建设部门负责汇报、请示合同履行过程中出现的问题和争议。

第三十一条合同负责人及其他相关经办人员应对合同所涉及的商业秘密、技术秘密和其他涉及该合同项目的所有信息进行保密。

第三十二条合同管理及监督部门可根据职责随时了解合同履行情况,监督付款情况,并提出相关意见和建议。

第三十三条 合同签订时,原则上不允许变更招投标文件中标的货物的品牌、型号、规格、参数、价格等,若因客观的不可抗原因导致变更的,按学院相关程序报主管院领导、院长审批后执行(详见本办法附件3)。

第三十四条 合同履行时应注意下列事项:

(一)对标的物的数量和质量应先验收,后付款;

(二)预付款和进度款的支付,应严格按照合同的约定条件和金额进行支付;

(三)合同解除应由项目建设部门提出书面意见,经办理学院解除合同程序后,报主管院领导、院长审批后执行;

(四)经过公证的合同,在双方达成变更或解除协议后,应报公证机关备案;

(五)学院接到对方当事人提出的变更或解除合同建议后,合同项目建设部门应立即研究、请示,尽快予以答复,一般情况不宜超过7个工作日(法律、法规及合同另有约定的除外),逾期因未及时答复,造成学院利益损害的,具体责任人应承担相应的责任;

(六)变更或解除合同的建议或答复,一律采用书面形式,并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。

第五章合同纠纷处理

第三十五条合同履行期间,合同项目建设部门如发现存在重大争议或可能发生纠纷的情况,应及时通知业务归口管理部门、国有资产管理处、财务处、审计处和其他相关职能部门,并向学院主管领导汇报。合同项目建设部门作为主要责任人应组织相关部门研究并提出解决方案,及时解决问题。

第三十六条对于合同纠纷,应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致的,依合同订立程序订立书面协议或补充协议,并依其执行。协商不成的,应在法定的诉讼期内,向项目所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。合同纠纷处理完毕,项目建设部门应及时将有关材料送学院办公室归档存查。

第三十七条合同出现纠纷时,合同项目建设部门和各有关部门应注意证据的收集和保全,并主动、及时地向学院提供全面、完整的资料,不得故意隐瞒或遗漏。

第三十八条合同纠纷的处理,应特别注意下列问题:

(一)在证据可能丢失或以后难以取得的情况下,及时采取证据保全措施;

(二)发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我院方权利难以实现时,应及时向法院申请财产保全;

(三)在诉讼时效期间内及时主张权利(如起诉、申请仲裁或向义务人行使请求权),以防诉讼时效终止;

(四)做好每起合同纠纷的情况记录及资料归档,以备查考。

第三十九条对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书,由学院依法向人民法院申请强制执行。

第六章合同的编号和归档

第四十条学院办公室负责对学院签署的合同进行统一编号。

第四十一条学院内部至少应留存合同正本伍份。其中一份由项目建设部门负责落实实施、一份送业务归口管理部门留存,一份送国有资产管理处备案、一份送财务处作为办理付款事宜凭证、一份送学院办公室归档留存。

第四十二条合同作为学院对外经济活动的重要法律依据和学院内部明确职责的凭证,有关人员应保守合同秘密,妥善保管与合同有关的资料,包括与其有关的文书、图表、传真件等资料,所有合同资料应符合学院档案管理的要求,并及时按规定归档。

资信证明文件、授权委托书、判决书和仲裁裁决书等相关文件(如有)应与合同一并归档,不得随意处置、销毁、遗失。

第四十三条学院应逐步实行合同信息化管理,合同项目建设部门应留存电子合同文本等相关文件。

第七章合同的监督检查

第四十四条合同经相关部门检查发现具有下列情形之一的,应向被检查部门出具检查意见书;造成重大经济损失或其他严重后果的,报学院主管领导批准后按照有关规定查处;涉嫌构成犯罪的,移交司法机关处理:

(一) 不按本办法规定程序订立、变更、履行或解除合同的;

(二) 合同存在严重逾期签订的;

(三)订立有重大缺陷或无效合同、虚假合同、可撤销合同的;

(四)因过失或疏忽造成合同文本及相关重要法律文件丢失的;

(五)提供虚假资料的;

(六)不按合同约定事项履行的;

(七)发生争议后,隐瞒或不及时向有关部门、学院主管领导汇报或不及时采取措施的;

(八)越权处理合同事宜、未及时汇报情况或可以追究对方违约责任而擅自放弃权利的;

(九)在合同订立和履行当中,失职、渎职或以权谋私,与对方或第三人恶意串通、收受贿赂或使用其他非法手段的;

(十)泄漏合同意向、商业秘密或其他相关保密信息的;

(十一)利用合同进行其他涉嫌犯罪活动的。

第八章附则

第四十五条本办法自发布之日起执行,原《贵州轻工职业技术学院合同管理办法(试行)》(黔轻职院〔2013〕40号)自本办法实施后自动废止。

第四十六条本办法由学院审计处负责解释。

附件:1.贵州轻工职业技术学院普通合同订立审批单

2.贵州轻工职业技术学院重大合同订立会签单

3.贵州轻工职业技术学院政府采购项目实施过程变更联系单

附件1

贵州轻工职业技术学院普通合同订立审批单

合同名称


合同编号


项目建设

部门


经 办 人


合同

主要

事宜


建设部门

负责人签字

年 月 日

建设部门分管院领导签字

年 月 日

归口管理部门签字

审 核:

负责人: 年 月 日

合同专用章保管人

年 月 日

说明:

1、普通合同指标的金额,即物资采购、服务采购、工程采购金额在10万元(不含10万)以下的合同;

2、合作期限在1年以内(含1年)的合同;

3、合同金额在1万(含1万)以内的政府采购平台供货协议由项目建设部门负责人审批签署。

附件2

贵州轻工职业技术学院重大合同订立会签单

合同名称


合同编号


项目建设

部门


经办人


部门负责人


合同

主要

事宜

1. 合作单位名称:

2. 合同金额:

3. 付款方式:

4. 合同期限:

5. 履约保证金:

业务归口

管理部门

负责人: 年 月 日

法律顾问

签 字: 年 月 日

国资处

负责人: 年 月 日

财务处

负责人: 年 月 日

审计处

负责人: 年 月 日

分管院领导

签 字: 年 月 日

院 长

签 字: 年 月 日

合同专用章保管人

保管人: 年 月 日

说 明:

1、各部门涉及10万元(含10万)以上合同订立事宜应使用重大合同订立会签单(解除、作废参照执行);

2、项目建设部门负责人及相关部门负责人、分管院领导、院长根据各自权限审核、签字;

3、本流程中须随时附合同文本及有关资料,重大合同需学院法律顾问出具审核意见;

4、合同专用章保管人依据合同订立会签单签字情况用印,会签单由合同专用章管理部门负责存档。

附件3

政府采购项目实施过程变更联系单

项目名称合同编号:

项目建设部门

(需加盖部门公章)

监理单位

(如未聘请,划线或填无)

中标单位名称:

变更内容及依据:(指变更前后的内容及原因)

1.变更产生的原因

2.变更前后技术指标分析

3.变更前后经济指标分析 (包括原投标价、变更后的预算价、变更前后预算变动价)

(如此栏不够,可用只填变更子项名称,详细资料以附件形式)

项目建设小组负责人签字: 日期:

资金来源:(由项目建设部门填写)

项目建设部门意见:

部门负责人签字: 部门公章

日期:

业务归口管理部门意见:

项目负责人签字: 单位公章

日期:

设计单位意见: (如未聘请,则划线或填无)

项目负责人签字: 公章

日期:

分管院领导意见:

日期:

院长意见:

签字: 日期:

注:1.本表格适用于学院政府采购项目,包括但不限于维修(装饰装修)改造项目使用;

2.本表一式五份,其中项目建设部门、业务归口管理部门、国资处、财务处、审计处各留存一份。

3.变更细则详见《贵州轻工职业技术学院政府采购项目实施过程变更内部审计实施细则(试行)》文件。

贵州轻工职业技术学院办公室 2021年4月9日印发

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