院属各系：

　　新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是体现学院规范办学、加强管理的重要方面，是学生个人发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为做好2015级新生档案接收工作，现将有关要求通知如下：

　　一、加强领导，明确责任

　　各系要高度重视，加强领导，明确责任，指定专人（辅导员）负责新生档案工作，组织好本系新生档案资料的收集、保管、移交和归档。

　　二、新生档案接收范围

　　凡取得我校正式学籍的2015级学生（包括校本部中职班）均应将其档案存放学生处档案室。

　　三、新生档案内容

　　新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，如普通专科生的中学档案、中专学生升大专前的中专档案等。一般包括以下材料：

　　1、高考录取材料（包括“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料，仅部分省外考生有）。

　　2、高中档案（高中毕业生登记表或高中学籍卡）。

　　3、其他材料（指团员、党员材料和奖励、处分材料）。

　　四、档案的接收

　　1、2015级部分新生档案已交到或寄到各系，留存于各系的新生档案于11月25日前以系为单位交到学生处档案室现场整理入档（根据档案室空余时间，提前电话预约）。

　　2、各系在接收学生自带档案时，应认真履行收交登记手续，并妥善保管，确保档案的完整与安全。

　　3、个别新生档案仍未转递到校的，请各系督促学生抓紧与原毕业学校联系，11月25日前将本人档案转递到校，或由原毕业学校出具档案丢失证明，并将证明材料放入档案袋中。

　　五、档案的移交

　　1、以系为单位组织档案移交。以班级为单位，按学生学号由小到大排序编号即档案编号（在档案袋右下角用铅笔标识），并按学号由小到大排列档案，分班级将档案用细绳扎捆，并在每捆档案上附本班级学生名单。清点无误后，由辅导员移交学生处学生档案室，办理交接登记手续。

　　2、档案移交时间：11月16日—11月25日。期间，根据各系预约时间先后安排档案移交事宜。各系移交档案时需要提交班级《新生档案统计表》纸质一式两份（须负责接收新生档案辅导员及系领导签字并加盖系公章，学生处学生档案室和系各存一份），电子版发送至gzqyxsglk@163.com。

　　六、注意事项

　　1、学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性，在档案的初步收集整理过程中班主任必须在场，学生本人不得参与本人档案整理。

　　2、各系相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度，在学生档案整理过程中务必认真检查核对，确保档案材料不丢失、不遗漏，并做好缺档、多档的登记。

　　联系人：李世林老师      联系电话：0851-88506028

　　办公地点：学生处学生档案室（行政楼206室）

　　附件：/新生档案统计表.xls

　　2015年11月6日