院属各部门:
为进一步规范档案查(借)阅利用,合法合规利用档案信息资源,提高档案利用服务水平,根据《贵州轻工职业技术学院档案管理办法(试行)》规定,现就档案查(借)阅利用工作作如下提示:
一、查阅已公开档案
若需查阅本部门归档的档案,填写《贵州轻工职业技术学院综合档案查(借)阅审批表》(见附件2)直接查阅;若需查阅非本部门归档的、带有密级、限制使用的档案,须填写《贵州轻工职业技术学院综合档案查(借)阅审批表》(见附件2)并经归档部门负责人、查阅人所在部门负责人及归档部门分管院领导签字同意方可查阅。外单位或个人查阅档案须出具单位介绍信、身份证等有效证件,并填写《贵州轻工职业技术学院综合档案查阅申请表》(见附件3)。院内师生、校外人员在办理相关查阅利用审批登记手续后,均可利用已公开的档案。境外组织或个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
二、查阅会议档案和保密档案
因工作需要查阅党委会议、院长办公会议、专题会议纪要或其他保密档案,须填写《贵州轻工职业技术学院党委会议(院长办公会议、专题会议)纪要查阅审批表》(见附件4),经学院办公室主要负责人和党委书记或院长同意,方可查阅。
三、借出已公开档案
档案原则上不借出综合档案库房区域外。确有特殊需要借出的,须填写《贵州轻工职业技术学院综合档案查(借)阅审批表》(见附件2)并报档案管理部门分管院领导签字批准,严格办理借用手续;对借出档案,党委办公室、学院办公室要定期催还,发现损坏、丢失、涂改等情况,应及时提交书面报告,经档案工作领导小组、院长办公会批准后进行处理,并追究相关法律责任。
四、借阅重要、保密珍贵档案和资料
对于重要、保密珍贵档案和资料,一般不提供原件使用。如有特殊需要,须经档案管理部门分管院领导批准。
五、查阅、摘录、复制未开放的档案
查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案管理部门分管院领导批准。涉及未公开的专业技术问题,须经档案形成单位或本人同意,必要时报请院长审批。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密,须经保密工作分管院领导批准。
附件:1. 贵州轻工职业技术学院档案查(借)阅利用流程
2.贵州轻工职业技术学院档案查(借)阅审批表
3.贵州轻工职业技术学院档案查阅申请表
4.贵州轻工职业技术学院党委会议(院长办公会议、专题会议)纪要查阅审批表